PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS

Ainda que o condomínio não seja pessoa jurídica devidamente enquadrada pelo Código Civil, está inscrito no CNPJ e tem deveres como uma empresa, inclusive de preservar a integralidade dos documentos relativos à manutenção, prestadores de serviços e ao quadro de funcionários.

Os documentos pertencem ao condomínio e devem, ao final de cada gestão serem entregues ao novo síndico e cabe a ele fazer a guarda e conservação dessa documentação, pois caso haja uma fiscalização ou demanda judicial, o condomínio terá ampla possibilidade de se defender.

É importante que os síndicos acompanhem a regularidade no recolhimento de impostos e encargos ao período de cada qual e, por consequência, arquivem todos os comprovantes.

Listarei abaixo o prazo de guarda dos documentos mais importantes na rotina condominial:

  • Por 30 anos devem ser arquivados os documentos do FGTS (fundo de garantia por tempo de serviço) dos funcionários.
  • Durante 10 anos os comprovantes de Cofins, - CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS/PASEP
  • Por 05 anos os contratos de trabalho e toda a sua documentação: recibos, cartões de ponto, pagamentos etc. Caso os funcionários sejam terceirizados é relevante efetuar o pagamento da prestadora após a apresentação dos comprovantes dos recolhimentos do FGTS, INSS, salários, recibo de entrega de EPI´s (equipamento de proteção individual), cesta básica etc.
  • Contas de consumo, como luz, água devem ter seus comprovantes arquivados pelo mesmo período.
  • Documentos relativos ao INSS – Súmula 8ª. STF e comprovantes de recolhimentos de tributos federais, RAIS (relação anual de informações sociais) e DIRF (declaração do imposto de renda retido na fonte).


E por tempo indeterminado: livro de registro de empregados, livro reclamações/protocolo, orçamentos e contratos com prestadores de serviços, plantas do empreendimento, pastas de prestação de contas, já que esses documentos contém o histórico da vida do condomínio.


Advogada Suse Paula Duarte Cruz Kleiber -Advogada, consultora jurídica condominial, palestrante, membro efetivo da Comissão de Direito Processual Civil da OAB-SP, subseção Santana, e da Comissão de Direito Condominial da OAB-SP. É especialista em Direito Civil e Processual Civil pela Escola Paulista de Direito (EPD); autora do livro "Respostas às 120 dúvidas mais frequentes em matéria condominial" (Editora Autografia, 2017); e colunista da revista Direcional Condomínios/ Colunista Jornal Síndico Profissional

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